【危険】知らないでやってしまうと危険。インターン参加時のメールで気をつけたほうがいいこと

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インターンシップに参加時に、面接の日程などのやりとりがメールで行われることは多いです。しかし今の大学生はメールでのやりとりってあまりしませんよね…

「メールってどうやって送るの?」や「最初の挨拶の文章って何を書けばいいの?」と悩んでいるかと思います。

何も知らずに失礼な返信をしてしまうことも少なくありません。

逆にメールのマナーがしっかりしていると第一印象で良い印象を与えることができます!そこで今回は1からビジネスシーンでのメールのマナーを解説していきたいと思います。

1.メールでのビジネスマナー

まずメールを構成する要素は全部で5つあります。

①宛先、②件名、③宛名、④本文、⑤署名の5つです。

1つずつ解説していきます。

①宛先

メールアドレスは基本自分では打たないようにしましょう!

長い英文を打つのは間違えるリスクが非常に高いです。

企業のホームページにメールアドレスが記載されている場合がほとんどです。なのでコピー&ペーストをしましょう。

メールアドレスの記載がない場合は必ず打ち間違えないように注意しましょう!確認を怠らずに!!

②件名

件名は一目で内容、大学名、氏名がわかるように送りましょう。

『インターンシップ 申し込み パリピ大学 パリピ太郎』

このように送ると一目でチェックができます。

企業の担当者の方はこのようなメールを多いときは100件近くチェックするので大学名と氏名を入れると確認がスムーズに行うことができます。入りきらない場合は大学名と氏名を書くようにしましょう!

③宛名

ここでやってしまうミスが会社名を略してしまったり、担当者の名前の漢字を間違えてしまうことです。

社名や人の名前を間違えてしまうのは大変失礼です!

誤字や脱字が内容に特に気をつけましょう!

株式会社まで略さず書き、「部署名」「相手の名前」の順で入力しましょう。個人名が不明なら「ご担当者様」と入れましょう。役職までわかっていれば、「人事部 人事課課長 ○○様」とするとなお良いでしょう。

④本文

いきなり本題に入るのではなく、あいさつ文と軽い自己紹介を忘れずに行いましょう!

あいさつ文では『お世話になっております。』などが主に使われています。軽い自己紹介は『大学名』『学部』『フルネーム』を入れるようにしましょう。

本文では長すぎると相手の負担になってしまいます。

1行は30文字以内を目安にし、内容に応じて3~5行で、1行空きを入れると読みやすくなります。

⑤署名

「氏名」「学校名・学部」「連絡先」を入れておきましょう。あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。署名欄は記号などで飾りたてる必要はありません。必要な情報を相手に読みやすく提示するようにしましょう。  

2.返信での例文

企業に送るメールは、社会人としてのマナーと同時に、用件を簡潔に伝えることも大切です。ここでは2つ例文を紹介していきます!

企業への返信メール

件名:インターンシップ面接の件について(パリピ大学・パリピ太郎) 株式会社 ○○物産 人事部 インターンシップご担当

○○ □□様

大変お世話になっております。

パリピ大学・パリピ学部・パリピ学科のパリピ太郎と申します。

このたびは、書類選考の結果をご連絡いただきありがとうございました。

9月10日(木)13時に貴社本社ビルにうかがいます。

どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

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パリピ太郎

パリピ大学・パリピ学部・パリピ学科

携帯番号:090-000-0000

メール:paripi@××××××.ac.jp

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インターンシップ受け入りのお礼メール

件名:インターンシップ受け入れのお礼(パリピ大学・パリピ太郎) 株式会社 ○○物産

人事部

インターンシップご担当

○○ □□様

大変お世話になっております。

パリピ大学・パリピ学部・パリピ学科のパリピ太郎と申します。

このたびは、貴社のインターンシップへの参加を

受け入れていただきありがとうございました。

今回のインターンシップを通じて

貴社のものづくりの一端に触れさせていただけることを

大変楽しみにしております。

期間中ご面倒をおかけいたしますが、ご指導いただきたく、

なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

———————————————————

パリピ太郎

パリピ大学・パリピ学部・パリピ学科

携帯番号:090-000-0000

メール:paripi@××××××.ac.jp

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3.まとめ

インターンシップ参加時のメールの書き方を理解できましたね!

企業の方は、メールでは顔が見えないので文章によってどんな人なのか想像します。メールの文章は第一印象に大きく影響を与えます。インターンシップで就職活動を良いスタートを切るためにもメールからしっかり意識していきましょう!

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